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PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

Los clientes nos trasladan dudas sobre qué se puede hacer o no: qué limitaciones hay en el tratamiento de datos, si se puede usar información de las redes sociales, transmisión de datos entre empresas, etc.

PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

En muchas ocasiones, durante un proceso de SELECCIÓN DE PERSONAL, nos surgen dudas acerca de lo que se puede hacer o no. En las siguientes líneas os intentaremos aclarar algunas de las dudas que más nos planteáis, de tal forma que cuando abordemos el próximo proceso lo hagamos con plenas garantías.

 

1.- ¿Qué limitaciones hay en cuanto al tratamiento de datos personales?

Durante el proceso de selección para un puesto de trabajo no se exige el consentimiento del candidato. La base jurídica es el art. 6.1.b) RGPD (cuando resulta necesario para la aplicación a petición de la persona trabajadora de medidas precontractuales o la intención de concluir un contrato). 

Si el CV lo presenta el candidato sin habérsele solicitado, debe establecerse un procedimiento de información que conlleve una confirmación de que se han conocido las condiciones en las que se desarrollará el tratamiento. Ej. Si el CV se envía por email puede remitirse información por ese medio, solicitando confirmación de la recepción y condicionando el tratamiento al acuse de recibo. Si presenta el CV en la propia oficina deberá ser informado allí mediante un medio que acredite el cumplimiento del deber, por ejemplo carteles o documentos de acuse de recibo.

Principios de minimización y limitación de la finalidad:

-       No se pueden exigir al candidato por ejemplo un certificado de antecedentes penales, salvo supuestos excepcionales como trabajos de seguridad en aeropuertos, contacto con menores, trabajos de prevención de blanqueo de capitales.

-       La empresa tampoco puede exigir el informe de vida laboral al candidato salvo para comprobar la veracidad de la experiencia que se refleja en la solicitud (interés legítimo de la empresa como base jurídica), pero no puede pedirlo directamente a la Seguridad Social, y en todo caso se podría sustituir esta medida por otros medios menos invasivos como cartas de recomendación. 

 

2.- ¿Se puede utilizar información de las redes sociales?

Aunque el perfil en redes sociales de una persona candidata o trabajador sea público, el empleador no puede tratar los datos obtenidos por esa vía si no cuenta con una base jurídica válida. Dicha indagación sólo se justifica si están relacionados con fines profesionales, cuando se demuestre que dicho tratamiento es necesario para desempeñar el trabajo, y la persona trabajadora tiene derecho a ser informada sobre ese tratamiento.

La empresa tampoco está legitimada para solicitar amistad a personas candidatas para que éstas les permitan acceso a los contenidos de sus perfiles.

 

3.- Entrevistas de trabajo.

Las contestaciones a las preguntas durante una entrevista de trabajo no equivalen a un consentimiento para el tratamiento de sus datos personales salvo que se disponga de una base jurídica (datos necesarios para la ejecución de un contrato, interés legítimo o consentimiento). Si el empleador solicita datos personales que dan lugar a discriminaciones contrarias al principio de igualdad podría incurrir en infracción administrativa muy grave (art. 16.1.c) TRLISOS).

 

4.- Colaboración entre empresas.

En muchas ocasiones el trabajo de selección y contratación lo realizan terceras empresas dedicadas a ello o empresas de trabajo temporal (ETT).

En el caso de las agencias de colocación y empresas de selección, éstas actúan como encargadas del tratamiento y deberán firmar un contrato con la empresa que solicita trabajadores. El tratamiento estará basado en la base jurídica de la celebración de un contrato, y no el consentimiento. Finalizado el proceso los datos serán destruidos o se devolverán a la empresa que solicitó el servicio.

En el supuesto de las ETT, éstas serán directamente las empleadoras de las personas trabajadoras.

Será necesario el consentimiento del candidato para que sus datos se puedan ceder (ej. CV) de una empresa a otra aunque ambas formen parte del mismo grupo empresarial.

 

5.- Decisiones automatizadas.

No se permite que decisiones basadas en la utilización de algoritmos y la elaboración de perfiles en el proceso de selección produzcan discriminación. El procedimiento debe contemplar algún mecanismo de intervención humana si la persona afectada así lo solicita, además tiene derecho a recibir una explicación de la decisión tomada.

 

6.- Categorías especiales de datos.

Hay dos supuestos en los que pueden recabarse datos especialmente sensibles:

-       Reconocimientos médicos: 

Con carácter general son voluntarios salvo que por ley sea obligatorio. El tratamiento no requiere el consentimiento porque el art. 9.2.h) RGPD admite el tratamiento de datos con fines de medicina preventiva o laboral y evaluación de la capacidad laboral del trabajador.

 

-       Pruebas psicotécnicas o psicológicas:

Los test psicotécnicos son frecuentes y dicho tratamiento exige el consentimiento del candidato. Antes del tratamiento es necesario analizar la proporcionalidad del tratamiento y la base jurídica. El candidato además de ser informado tiene derecho a acceder a los resultados y a conocer los criterios de selección utilizados.

Los test genéticos NO son admisibles.

 

7.- Conservación de datos en caso de no contratación.

Si el candidato no es contratado no hay base jurídica para el tratamiento por lo tanto sería necesario su consentimiento para un futuro tratamiento (ej. Incorporación a una bolsa de trabajo), salvo que exista un interés legítimo por parte del empleador.

En caso contrario el CV se debe destruir y proceder a suprimir y bloquear los datos personales.

 

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