Copia autorizada del testamento: quién puede pedirla

Todo lo que debes saber para solicitar la copia autorizada del testamento y tramitar la herencia con seguridad

Sabemos por experiencia como abogados para herencias en Valladolid que, gestionar el fallecimiento de un familiar es un proceso agotador. En esos momentos de trámites administrativos hay uno que es de especial relevancia: la copia autorizada del testamento. Tal es su importancia que sin ello no se puede continuar con el reparto de una herencia.

A menudo, las familias encuentran en el domicilio del fallecido un documento con sello notarial y asumen que ese es el papel definitivo. Sin embargo, lo que se guarda en casa es una copia simple: un documento informativo sin valor para realizar cambios de titularidad.

Para desbloquear cuentas bancarias, vender un inmueble o adjudicarse bienes, es obligatorio contar con la copia oficial con plenos efectos jurídicos. Es decir, una copia autorizada del testamento.

Documentos legales necesarios para acreditar ser heredero

Antes de acudir a una notaría a solicitar la copia, es fundamental comprender que el sistema notarial español protege la privacidad del testador. Por ello, no basta con presentarse y pedir el documento; hay que acreditar que la persona ha fallecido y que ese testamento es, efectivamente, el último que otorgó. Y se hace a través de los siguientes documentos:

Certificado de defunción

Es el primer documento que debes obtener. Se solicita en el Registro Civil de la localidad donde ocurrió el fallecimiento. Es recomendable solicitar varias "certificaciones literales", ya que te las pedirán en distintos organismos (bancos, seguros, registros). Sin este papel, legalmente la persona sigue "viva" para el sistema y el testamento permanece bajo secreto notarial.

Certificado de Actos de Últimas Voluntades

Este es el documento que nos dice "la verdad" sobre el testamento. Se solicita ante el Ministerio de Justicia y en él aparecerán todos los testamentos que la persona firmó a lo largo de su vida, indicando la fecha y el notario de cada uno.

Regla de los 15 días: Por ley, no puedes solicitar este certificado hasta que hayan transcurrido 15 días hábiles (sin contar fines de semana ni festivos) desde el fallecimiento. Este plazo es innegociable y sirve para asegurar que todos los partes notariales de España se han volcado correctamente en el registro central.

En este punto es muy común que los familiares se pregunten quien puede pedir el certificado de últimas voluntades. La realidad es que es un trámite abierto: cualquier persona que aporte el certificado de defunción y pague la tasa correspondiente (Modelo 790) puede obtenerlo, ya que no revela el contenido del testamento, solo su existencia.

Dónde solicitar copia autorizada del testamento

Una vez que tenemos el Certificado de Últimas Voluntades, ya sabemos qué notario tiene el testamento original. Ahora bien, el lugar físico donde acudir depende de varios factores logísticos y temporales.

La Notaría que custodia el protocolo

Lo ideal es acudir al despacho del notario que aparece en el certificado. El original firmado por el fallecido se llama "matriz" y nunca sale de la notaría; lo que tú recibes es una copia que da fe de lo que dice ese original. Si el notario que autorizó el testamento se ha jubilado o ha cambiado de destino, el testamento no se pierde: se queda en la misma plaza (despacho) bajo la custodia de su sucesor.

Solicitar copia del testamento por Internet en España: La vía telemática a través de otra notaría

Si el testamento se firmó en una ciudad distinta a la que resides, no es estrictamente necesario que viajes. Puedes acudir a cualquier notaría de tu ciudad. Gracias a la plataforma SIGNO, un sistema interno de comunicación segura entre notarios, tu notario local puede solicitar la copia de forma electrónica a la notaría de origen. Esta es la forma más eficiente de gestionar lo que popularmente se conoce como solicitar copia testamento por internet en España, siempre mediando un profesional.

El Archivo del Colegio Notarial

Los protocolos notariales (los libros donde se guardan los originales) permanecen en las notarías durante 25 años. Pasado ese tiempo, se trasladan al Archivo Histórico del Colegio Notarial de la provincia.

Si buscas el testamento de un abuelo fallecido hace décadas para una herencia yacente, es muy probable que debas dirigirte directamente allí o pedir a un notario actual que lo localice en dicho archivo.

Quién tiene derecho a la copia autorizada del testamento

Este es el punto donde surgen más conflictos. El notario tiene un deber de custodia y solo puede entregar copia a quienes ostenten un interés legítimo (art. 226 del Reglamento Notarial). El motivo es sencillo: busca proteger la última voluntad del fallecido de miradas indiscretas o de acreedores.

Para entender quién puede pedirlo, es vital conocer mínimamente cómo se reparte la herencia en nuestro ordenamiento jurídico, ya que los derechos sucesorios definen la legitimación:

• Herederos nombrados y Legatarios: Cualquier persona que aparezca con nombre y apellidos en el testamento para recibir bienes o una cuota de la herencia.
• Herederos Forzosos (Legitimarios): Se incluyen hijos y descendientes, cónyuge viudo y, a falta de los anteriores, los padres. Tienen derecho a la copia incluso si el testador no los mencionó o si los desheredó, para que puedan impugnar o defender su cuota legal (la legítima).
• Representantes legales: Los padres de hijos menores herederos o los tutores legales de personas con discapacidad.
• Personas con derecho a la sucesión intestada: Aquellos familiares que heredarían si se demostrara que ese testamento es nulo (por ejemplo, hermanos si el fallecido no tenía hijos ni padres y el testamento a favor de un extraño fuera inválido).

Es importante recalcar que personas como un vecino, un amigo no nombrado o un acreedor que busca cobrar una deuda, no tienen derecho a obtener la copia. El notario denegará la solicitud sistemáticamente si no se acredita el vínculo mediante el Libro de Familia o certificados del Registro Civil. Estas medidas de control son fundamentales para garantizar la seguridad de las escrituras de herencia.

FAQs y dudas frecuentes antes de tramitar la herencia

A continuación te contamos algunas de las preguntas frecuentas de nuestros clientes ante casos así que afectan a herencias y testamentos.

Cómo saber si he heredado algo

La única forma 100% fiable es leer la copia autorizada del testamento. Ni el Registro de Últimas Voluntades ni el certificado de defunción dan pistas sobre el contenido. Solo cuando el notario te entrega la copia y lees la cláusula de "Institución de Herederos" o la de "Legados", sabrás con certeza si el fallecido te dejó algún bien, derecho o incluso una carga o deuda.

Dónde se guardan las escrituras originales

Las escrituras originales (las matrices) son propiedad del Estado y el notario es solo su custodio. Se guardan en tomos encuadernados dentro de cajas ignífugas en el archivo de la notaría. Esto garantiza que, aunque se pierdan todas las copias que tengan los familiares en sus casas, el original siempre esté a salvo para poder expedir nuevas copias autorizadas cuando sea necesario.

Cómo saber si una persona ha hecho testamento

Debes solicitar el Certificado de Actos de Última Voluntad. Es el único registro oficial en España donde los notarios están obligados a informar cada vez que alguien firma un testamento. Si en el certificado aparece "SIN TESTAMENTO", significa que habrá que realizar un trámite previo llamado "Declaración de Herederos Abintestato" ante notario para determinar quiénes son los sucesores por ley.

Qué diferencia hay entre una copia simple y una copia autorizada

La copia simple se entrega en folios normales, suele llevar un sello que índice “copia simple” y su valor es informativo. Una copia autorizada se expide en papel timbrado, con firma autógrafa del notario y un signo notarial, que es la que tiene fuerza probatoria. Es la que exige el banco para liberar fondos o el Registro para poner vivienda a tu nombre.

La importancia de un asesoramiento profesional en Valladolid

Aunque ya sabes un poco más sobre la copia autorizada del testamento, existen otros procesos legales complejos cuando se trata de herencias. En Sosa & Marina Consulting te ayudamos ante cualquier duda de este tipo.

 

 

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